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Particularités...
Les Prix:
Il est possible de gérer des prix hors taxes ou taxes
comprises
dans les documents. Cette option est prise en compte pour la gestion
Stock
et Clients. Un outil de conversion automatique est mis à
disposition
dans le Menu Stock.
L'option générale du type de prix n'est pas
affectée
par cet outil, l'utilisateur doit ajuster l'option manuellement suivant
son
choix .
Le calcul des montants prend en compte le type de prix utilisé
en
général.
La délimitation des décimales et le symbole
monétaire
sont basés sur les paramètres système locaux.
Dans les options, un outil de conversion est disponible.
Fichier Historique:
Vous y trouverez les données d'ouverture
de votre client ainsi que toutes les
transactions le concernant.
Exemple:
Historique Client
-----------------
Nom client : Chez Doudou
Adresse : Passage St Boniface 25
Ville : Bruxelles
Code postal : 1050
Responsable : Mr Denis
Tel Fax Gsm : 0479 43 52 13
Email : ***
Type : ***
N° T.V.A : 211 342 554
Cat/Remarques : horeca &
Référence : R0017
*****************************************************************************
-----------------------------------------------------------------------------
NOTE D'ENVOI:E0504-0123
REF-CLIENT:
R0017 DATE:
20/02/2005
------------------------------------------------------------------------------
CODE
DESCRIPTION
QUANTITE PRIX (*) TVA
------------------------------------------------------------------------------
2000
Coca Light 25cl . . . . . . . . . . . . . . .
2
0,70 19
------------------------------------------------------------------------------
(*)Les prix sont TVA incluses.
~d> ENVOI: E0504-0123
~d> DATE D'EXPEDITION:
~d> PAR:
~d> REMARQUES:
~d>
*****************************************************************************
-----------------------------------------------------------------------------
FACTURE: F0504-0091
REF-CLIENT:
R0017 DATE:
23/02/2005
-----------------------------------------------------------------------------
CODE
DESCRIPTION
QUANTITE PRIX (*) TVA
-----------------------------------------------------------------------------
ENVOI: E0504-0123
2000
Coca Light
25cl
2
0,70 19
-----------------------------------------------------------------------------
TOTAL HORS TVA : 1,18
TOTAL TVA : 0,22
TOTAL A PAYER: 1,40 EUR
-----------------------------------------------------------------------------
(*)Les prix sont TVA incluses.
~i> FACTURE: F0504-0091
~i> ECHEANCE:
~i> PAYEE LE:
~i> PAR:
~i> REMARQUES:
~i>
*****************************************************************************
Des marquages (tags) sont automatiquement ajoutés aux
informations jointes aux copies de
document, ceci permet une recheche rapide avec Grep (via le
menu).
~i pour les factures, ~d pour les envois, ~e pour les devis, ~o pour les commandes.
Vous êtes naturellement libres de marquer d'autres
informations selon vos besoins dans ces fichiers.
Tableur:
Afin de permettre à tous de migrer vers un autre logiciel, la
barre
outil possède un bouton 'Tableur' qui créera un fichier
CSV . Vous y retrouverez tout le contenu
des fichiers 'data'. La Version 1.1
introduit l'importation de fichiers CSV.
Testé avec Gnumeric, Kspread et Excel.
Conditions d'importation:
- Il faut que les données soient dans l'ordre des champs de la
fenêtre gestion impliquée.
- La Réf. est donnée automatiquement pour les clients et
fournisseurs, le code doit être fourni pour les articles Stock.
- Les éléments du fichier CSV doivent être
séparés par des ( ,
) et empaquetés par des (")
suivant le
format
Microsoft. ( Version 1.2.1)
- Les ( ; ) sont aussi
acceptés comme séparateur.
- !!! Aucune
vérification des contenus n'est effectuée !!!
A l'exportation, les drapeaux filtrent le résultat.
- Un exemple peut être fait avec l'export de données existantes.
Exportation HTML:
Afin de faciliter le courrier électronique, il est possible d'exporter les documents émis par le logiciel en format
HTML.
Dans les paramètres vous pouvez introduire le nom des fichiers contenant les coordonnées de votre entreprise,
une note de bas de page et un logo qui doit être en format JPEG et ne pas dépasser 16 Kbytes.
Le fichier HTML est directement envoyé au navigateur par défaut( sous Linux l'appel se fait via
xdg-open ). Vous pouvez donc sauvegarder ce fichier et l'attacher à un courriel
ou encore le transformer en format PDF si cette fonctionnalité est disponible sur le navigateur.
Un Exemple...
L'option Journal:
L'option journal est activée à partir du
Menu/option
et met en place un rapport automatique des entrées / sorties stock et
émissions de facture.
Il faut que l'option stock soit sur automatique.
Elle crée des fichiers en mode 'CSV' dans le répertoire
de travail 'clients', donc lisibles par un logiciel tableur.
Le fichier stock est créer automatiquement.
Il est possible d'y ajouter les champs supplémentaires via le Menu.
Les fichiers sont:
- summary_inv.csv (factures)
- summary_stk.csv (notes d'envoi)
- summary_supp.csv (commande)
Il faut éviter d'ouvrir ces documents durant des
activités
ou la gestion y accède, vous pourriez manquer quelques
enregistrements.
Répertoires de copies:
Cette option vous permet de créer des répertoires pour
accueillir automatiquement la copie des documents créés
par la gestion, ceci afin de simplifier les contrôles,
suivis ,
payements, etc... Vous pouvez créer d'autres répertoires
et déplacés ces copies en fonction du statut du document.
Le premier répertoire sera donc le point d'entrée de
votre gestion de documents.
Il est simple, par exemple, de créer un arbre dans ce
répertoire avec des sous-répertoires(branches)
reprenant le cheminement d'un document dans votre entreprise.
La version 3.1 introduit certains automatismes, voir plus bas...
Langues:
Un marquage vous permet de créer des docs.(offres, envois,
factures) clients en 4 langues.
Conditions:
- Dans le champ Cat/Remarque, ajoutez les mots clé:
- l=nl pour le
Néerlandais
- l=d pour l'Allemand
- l=gb pour l'Anglais
- l=f pour le
Français (par défaut).
Archive:
Il est possible de créer des archives avec les
données
et documents, cette facilité est activée via le Menu.
Ceci
permet à l'utilisateur de ne garder que des documents qui sont
actuels.
La période de ces archivages est laissée a son libre
choix.
Les états des compteurs de documents ne sont pas
sauvegardés.
Vous pouvez copier ces archives sur un support de votre choix et
utilisé
les outils de compression suivant vos propres méthodes.
On peut également importer ces archives après un crash
disque
ou autre mésaventure dans le répertoire $HOME/clients (
C:\clients_db\clients
pour windows) afin de rétablir une situation antérieure.
N'oubliez
pas de remettre les options et compteurs à jour après une
telle opération.
Champs Supplémentaires:
L'option Champs supplémentaires vous met deux champs à
libre
usage à disposition. La dénomination de ces champs est
possible via le menu.
Ces champs peuvent enregistrer jusque 64 caractères.
Attentions! La mise en place de cette option demande une modification de
la banque de données et ce processus n'est pas
réversible.
Raccourcis clavier:
Le but est de travailler avec le clavier et un minimum de clic
souris.
Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier qui sont
indiqués dans les menus directement (On peut les
modifier/initialiser
temporairement).
Un retour à
l'apparition des fenêtres message
les fermera directement.
Home sélectionne le
premier bouton des catégories.
La liste de sélection est généralement
sélectionnée automatiquement. Ici, utilisez les
flèches pour monter/descendre et la barre d'espacement pour
sélectionner.
Le curseur est positionné pour obtenir la meilleure
efficacité de saisie.
Réduction - Remise - Discount:>
La version 1.3.1 et + permet de gérer des remises sur les
articles.
Il est possible de marquer un article dans le champ Remarque. Exemple,
le mot clé: d=10 sera repris
automatiquement comme une remise de 10% sur la note d'envoi.
L'attribution d'une remise peut aussi s'effectuer à la
saisie de l'article.
La valeur du pourcentage ne peut excéder deux chiffres.
Note de crédit:
Les notes de crédit peuvent être émises par le poste maître via le menu.
Il faut initialiser le compteur des notes de crédit.
L'interface de travail est identique au notes d'envoi.
Une trace reste dans le fichier journal du Stock si l'option est activée.
Replacement label TVA:
A partir de la version 3.0.1, il est possible de remplacer le label TVA par un autre pour les pays
hors zone Euro.
Language par défaut pour les document:
Il est possible de choisir la langue à utiliser par défaut pour les documents via le menu.
Paramètres facturation:
Le total hors taxe et taxe(TVA) par position peuvent apparaître sur les factures. Via le menu Options.
Pour les monnaies de faible valeur les decimal peuvent être supprimées dans les factures. Via le menu Options.
Suivi payements:
Le drapeau $ peut être utilisé pour le suivi des payements. Activation via Menu > Drapeaux.
Veuillez annuler les drapeaux $ avant l'activation.
Trois niveaux de délais payement peuvent être définis, pd0 par défaut, pd1 et pd2 sont à entrer
via Menu > Paramètres.
Chaque clients reçoit un délais de payement en ajoutant le tag pd1 ou pd2 dans le
champ Remarque. Par défaut pd0 est appliqué (payement comptant).
Une annotation est ajoutée aux factures indiquant le délais de payement. Le fichier historique est
aussi affecté par ceci.
L'option Journal DOIT être activée pour le contrôle des payements.
Des listes de statuts des payements peut être extraite du journal via Menu > Liste payement.
L'enregistrement d'un payement se fait via Menu > Payement(alt g), sur la station principale.
Les documents(factures) sont automatiquement transférés des répertoires copies émises vers payées.
Attention, le suivi de payement ne prend en compte que les factures émises par la version 3.1.
Lecteur de code barre Zbarcam:
Ne fonctionne que sous Linux actuellement. Il faut installer le paquet zbarcam de votre distribution.
C'est un utilitaire de lecture de codes barre via la caméra de votre PC.
Faire le test à partir d'un terminal ( commande: zbarcam )pour voir si la lecture
fonctionne.
On peut activer la lecture code barre dans le menu des fenêtres d'envoi et devis.
L'utilitaire zbarcam peut aussi vous aider à la création d'un article.
Attention, la partie encodage à la lecture du code barre n'est pas prise en compte par le logiciel.
Mot de passe:
Beaucoup de commandes sont protégées par un mot de passe, on peut le modifier dans la fenêtre
Clients via le menu Actions.
Le mot de passe de démarrage est 6 fois zéro.
L'annulation du contrôle par mot de passe se fait en entrant 'nopass' comme mot de passe.
Mode Tickets:
L'option Ticket modifie le comportement traditionnel de la facturation.
Il est disponible pour un point de vente simplifié(Caisse).
Une note d'envoi est
créée de façon aveugle et la copie du Ticket de caisse est envoyée à GPE pour impression.
Il est souhaitable de surveiller le nombre de notes d'envoi sauvegardées pour limiter l'emprunte sur
le disque dur.
Actuellement la mise en page du ticket prend en compte l'entête créé pour l'exportation HTML.
Un réglage de l'imprimante sur le format A6 est souhaitable par économie de papier.
Le but du format A6 est de pouvoir utiliser une imprimante classique parfois moins onéreuse
qu'une thermique.
La copie des tickets n'est pas envoyée dans l'historique mais apparaît dans le journal.
Une impression sur imprimante thermique ou classique est ciblée via l'imprimante par défaut.
Il faut installer le pilote de l'imprimante sous windows. Sous linux les codes ESC/POS sont envoyés directement
à l'imprimante qui doit être en mode 'RAW' .
L'utilisateur doit changer l'imprimante par défaut si il passe du mode ticket vers
A4 et inversement.
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