Suite de Gestion Clients Fournisseurs et Stock


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Les Prix:

 Il est possible de gérer des prix hors taxes ou taxes comprises dans les documents. Cette option est prise en compte pour la gestion Stock et Clients. Un outil de conversion automatique est mis à disposition dans le Menu Stock.

L'option générale du type de prix n'est pas affectée par cet outil, l'utilisateur doit ajuster l'option manuellement suivant son choix .
Le calcul des montants prend en compte le type de prix utilisé en général.
La délimitation des décimales et le symbole monétaire sont basés sur les paramètres système locaux.
Dans les options, un outil de conversion est disponible.

Fichier Historique:

Vous y trouverez  les données  d'ouverture  de  votre client  ainsi  que toutes les transactions  le concernant.
 
Exemple:
                             Historique Client
                             -----------------
   Nom client : Chez Doudou
      Adresse : Passage St Boniface 25
        Ville : Bruxelles
  Code postal : 1050
  Responsable : Mr Denis
  Tel Fax Gsm : 0479 43 52 13
        Email : ***
         Type : ***
     N° T.V.A : 211 342 554
Cat/Remarques : horeca &
    Référence : R0017
*****************************************************************************
-----------------------------------------------------------------------------
NOTE D'ENVOI:E0504-0123        REF-CLIENT: R0017           DATE: 20/02/2005
------------------------------------------------------------------------------
CODE   DESCRIPTION                                   QUANTITE PRIX (*)  TVA
------------------------------------------------------------------------------
2000   Coca Light 25cl . . . . . . . . . . . . . . . 2        0,70      19
------------------------------------------------------------------------------
(*)Les prix sont TVA incluses.

~d> ENVOI: E0504-0123
~d> DATE D'EXPEDITION:
~d> PAR:
~d> REMARQUES:
~d>

*****************************************************************************
-----------------------------------------------------------------------------
FACTURE: F0504-0091           REF-CLIENT: R0017           DATE: 23/02/2005
-----------------------------------------------------------------------------
CODE   DESCRIPTION                                   QUANTITE PRIX (*)  TVA
-----------------------------------------------------------------------------
                        ENVOI: E0504-0123
2000   Coca Light 25cl                               2        0,70      19
-----------------------------------------------------------------------------

TOTAL HORS TVA : 1,18
TOTAL TVA : 0,22
TOTAL A PAYER: 1,40 EUR
-----------------------------------------------------------------------------
(*)Les prix sont TVA incluses.

~i> FACTURE: F0504-0091
~i> ECHEANCE:
~i> PAYEE LE:
~i> PAR:
~i> REMARQUES:
~i>

*****************************************************************************

Des marquages (tags) sont automatiquement ajoutés aux informations jointes aux copies de document, ceci permet une recheche rapide avec Grep (via le menu).
~i pour les factures, ~d pour les envois, ~e pour les devis, ~o pour les commandes.
Vous êtes naturellement libres de marquer d'autres informations  selon vos besoins dans ces fichiers.


Tableur:

Afin de permettre à tous de migrer vers un autre logiciel, la barre outil possède un bouton 'Tableur' qui créera un fichier CSV . Vous y retrouverez tout le contenu des fichiers 'data'. La Version 1.1 introduit l'importation de fichiers CSV.
Testé avec Gnumeric, Kspread et Excel.
Le bouton dans la barre de commande lance Gnumeric ou Explorer suivant l'OS. Sous Linux vous pouvez faire un lien de Gnumeric vers Kspread si nécessaire.
Conditions d'importation:
- Il faut que les données soient dans l'ordre des champs de la fenêtre gestion impliquée.
- La Réf. est donnée automatiquement pour les clients et fournisseurs, le code doit être fourni pour les articles Stock.
- Les éléments du fichier CSV doivent être séparés par des ( , ) et empaquetés par des (") suivant le format Microsoft. ( Version 1.2.1)
- Les ( ; ) sont aussi acceptés comme séparateur.
- !!! Aucune vérification des contenus n'est effectuée !!!
A l'exportation, les drapeaux filtrent le résultat.
- Un exemple peut être fait avec l'export de données existantes.

Exportation HTML:

Afin de faciliter le courrier électronique, il est possible d'exporter les documents émis par le logiciel en format HTML.
Dans les paramètres vous pouvez introduire le nom des fichiers contenant les coordonnées de votre entreprise, une note de bas de page et un logo qui doit être en format JPEG et ne pas dépasser 16 Kbytes. Le fichier HTML est directement envoyé au navigateur par défaut( sous Linux l'appel se fait via xdg-open ). Vous pouvez donc sauvegarder ce fichier et l'attacher à un courriel ou encore le transformer en format PDF si cette fonctionnalité est disponible sur le navigateur.
Un Exemple...

L'option Journal:

L'option journal est activée à partir du Menu/option et met en place un rapport automatique des entrées / sorties stock et émissions de facture. Il faut que l'option stock soit sur automatique.
Elle crée des fichiers en mode 'CSV' dans le répertoire de travail 'clients', donc lisibles par un logiciel tableur. Le fichier stock est créer automatiquement.
Il est possible d'y ajouter les champs supplémentaires via le Menu.
Les fichiers sont:
  • summary_inv.csv (factures)
  • summary_stk.csv (notes d'envoi)
  • summary_supp.csv (commande)
Il faut éviter d'ouvrir ces documents durant des activités ou la gestion y accède, vous pourriez manquer quelques enregistrements.

Répertoires de copies:

Cette option vous permet de créer des répertoires pour accueillir automatiquement la copie des documents créés par la gestion, ceci afin de simplifier les contrôles,  suivis , payements, etc... Vous pouvez créer d'autres répertoires et déplacés ces copies en fonction du statut du document. Le premier répertoire sera donc le point d'entrée de votre gestion de documents.
Il est simple, par exemple, de créer un arbre dans ce répertoire avec des sous-répertoires(branches)  reprenant le cheminement d'un document dans votre entreprise.

Langues:

Un marquage vous permet de créer des docs.(offres, envois, factures) clients en 4 langues.
Conditions:
- Dans le champ Cat/Remarque, ajoutez les mots clé:
  • l=nl  pour le Néerlandais
  • l=d pour l'Allemand
  • l=gb pour l'Anglais
  • l=f  pour le Français (par défaut).

Archive:

Il est possible de créer des archives avec les données et documents, cette facilité est activée via le Menu. Ceci permet à l'utilisateur de ne garder que des documents qui sont actuels. La période de ces archivages est laissée a son libre choix.
Les états des compteurs de documents ne sont pas sauvegardés.
Vous pouvez  copier ces archives sur un support de votre choix et utilisé les outils de compression suivant vos propres méthodes.
On peut également importer ces archives après un crash disque ou autre mésaventure dans le répertoire $HOME/clients ( C:\clients_db\clients pour windows) afin de rétablir une situation antérieure. N'oubliez pas de remettre les options et compteurs à jour après une telle opération.

Champs Supplémentaires:

L'option Champs supplémentaires vous met deux champs à libre usage à disposition. La dénomination de ces champs est possible via le menu.
Ces champs peuvent enregistrer jusque 64 caractères.
Attentions! La mise en place de cette option demande une modification de la banque de données et ce processus n'est pas réversible.

Raccourcis clavier:

Le but est de travailler avec le clavier et un minimum de clic souris.
Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier qui sont indiqués dans les menus directement (On peut les modifier/initialiser temporairement).
Un retour à l'apparition des  fenêtres message les fermera directement.
Home sélectionne le premier bouton des catégories.
La liste de sélection est généralement sélectionnée automatiquement. Ici, utilisez les flèches pour monter/descendre et la barre d'espacement pour sélectionner.
Le curseur est positionné pour obtenir la meilleure efficacité de saisie.

Réduction - Remise - Discount:

> La version 1.3.1 et + permet de gérer des remises sur les articles.
Il est possible de marquer un article dans le champ Remarque. Exemple, le mot clé: d=10 sera repris automatiquement comme une remise de 10% sur la note d'envoi.
L'attribution d'une remise peut aussi s'effectuer à la  saisie  de l'article.
La valeur du pourcentage ne peut excéder deux chiffres.

Note de crédit:

Les notes de crédit peuvent être émises par le poste maître via le menu.
Il faut initialiser le compteur des notes de crédit.
L'interface de travail est identique au notes d'envoi.
Une trace reste dans le fichier journal du Stock si l'option est activée.

Replacement label TVA:

A partir de la version 3.0.1, il est possible de remplacer le label TVA par un autre pour les pays hors zone Euro.

Language par défaut pour les document:

Il est possible de choisir la langue à utiliser par défaut pour les documents via le menu.

Paramètres facturation:

Le total hors taxe et taxe(TVA) par position peuvent apparaître sur les factures. Via le menu Options.
Pour les monnaies de faible valeur les décimales peuvent être supprimées dans les factures. Via le menu Options.



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